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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 3 h3 w1 D- U& U, d
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ( R* D6 }8 {6 b
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●使会议开得卓有成效
B! D/ A0 Z. G/ _( l0 T 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
/ ?" `. x; `3 U* x8 k% V8 z 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
8 ^$ Z8 K2 A6 S 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
9 s# x% c2 q+ E, {; w 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ) Q+ k3 Y; c* D- ~; G" ]! C
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
' c, Q" o, ?& W/ `! g) J 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
/ ?* l' V6 i& Y7 ~ 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
, o/ N K$ ?- _- K 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
6 ]+ H" _% }' s 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
" E: v& P; w+ X; e 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
& q* v$ W( p, [ r6 j: D0 o! | 10.信息要加以选择，避免过多。 # W. ]# g0 k* x0 G; s# }5 M
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
7 G$ F0 C+ g( n! p) A" z 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ( G. Z! ~5 `2 E: F. m8 @' S8 G
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
; l$ H$ t" p/ |1 b! V; I 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ( w& l$ \: f- x/ x
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
) k# {$ L6 [% A 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ; ~* {5 v/ K( m; X6 U! w: {
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
j& S k5 d. w+ P5 }4 _ 18.会前先拉几个盟友。 1 M' W/ g! e( ]" M2 |% p: r8 [
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
9 A5 A+ {- f1 B9 z, `2 @ 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 2 l* H& j) d- w) V- b, V( p
●会议准备 ) [7 {7 W5 e' K) Z. {
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 5 m( N& U. M! N. J( y" {, \
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 2 b. N7 Z* K* G1 O. \: f$ k
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
( M2 T- a: V( l2 P7 {( k- t& r 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 ! T( V- O8 v1 D& V
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 # m* t% l% }: q* p9 q e' j
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 / U' {4 `3 M* r4 y+ l( H; L A
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ( E0 q7 }' m6 s: [* J: t
27.议程要尽可能短小简单。 / o3 S3 P1 a1 [
28.尽量将议程限制于一页纸上。 3 ]1 y) G, T# }2 B
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 , R, p& D* g: F& Y4 w
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 & f3 j1 F' _; W- F
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
# U7 W9 R3 a/ t! s2 J" I1 p" D0 d 32.必须将电话转移出会场。 / Y: p2 j" r5 _: B% ?( J
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 $ ^! m$ N0 l/ R7 T
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
) V+ F: H6 @% b h' T3 ?) j 35.要找个确保没有干扰的会场。
9 k) d* t4 O G' w# g 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
0 x/ ]% [% |6 E8 }3 }5 q 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
9 q& [; P5 m3 a/ p 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
. u" o: _, h9 m, B 39.座位之间应有一臂长的间隔。
/ L; ~/ K# }5 N! c" U5 ? [" ] 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 / N& J6 ^; D5 S, E
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
% A% M4 `) ~. e- S9 w) b k Q3 r 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 . |( O$ f+ q$ f6 D- c; D5 t0 k
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
' o: T4 c, ]* Z3 ] 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 4 I# ]( c6 G) o0 h$ l4 ?1 e
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 9 Y' S# H% Y- x: K4 `" q
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
$ H3 Q7 e8 [5 [" B2 C* X ●出席会议 2 e7 T" m# }% v, \8 r- q) i
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 / C' p$ N' W2 z
47.会前拟出自己的发言稿。
' @. Q9 B/ `: u# O 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
4 J* N3 h H% z, q& } 49.要保持积极的脸部表情和音调。
" X8 C/ [, n0 a5 ? 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 " V* L+ Z5 @7 Z6 N# c
5 V0 y V+ w6 u- D. \& B9 c
51.开始发言前先作深呼吸。
( q; L- ?4 M# b6 Q& e- } R 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
4 }" W* x( b# ?* B. g; I: H1 ^ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
( q7 m i0 R! m6 z 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
9 U: q9 U# u b) e 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ' t1 y H3 z) s" X5 K) M' z- A
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 5 @. t" u7 m R
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 6 v( I- p. m% K' J; Z' _6 ~
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 , f1 }" ~( Q! B& ?( Q3 ` a7 P
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ) K/ k2 ~/ e. F# R
60.必须按照议程顺序作会议记录。 4 F+ a+ Z; X( H1 q0 |. \: s% K# D
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
+ {! B8 a j, J 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
4 Q/ i$ O2 C7 d' u1 m 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 4 s- B/ o7 Q9 Y/ {. g
●主持会议 + u* _$ `; O, ~! T/ U' f' J
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
" k, m: U T* E. f 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 8 Q7 \3 [( ^: s$ ]9 g% V/ x* k
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 - P: I# h$ ~. Z& {: E8 R* ]! f5 P
66.尽量于会前认识新来者。 1 p& t: E6 I) y
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
r7 k/ @9 N0 {: k p 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
6 Z. ^9 \% e: j 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 V1 q: P" k9 J/ x
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
& O1 c5 s1 q% c7 t, f5 o6 p [! A2 Z 71.要制止支流辩论和私下交谈。
+ h( M& I0 s5 m. f2 p 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
`: L# R& |1 w$ b ? 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ( r" N- v( N3 J$ b
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 $ i1 L8 W' ~) L* `2 o
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 $ d I5 {: `/ F) S# r: d
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 " d5 s* j N: E
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
) M4 p7 r n4 u' j2 Q# F, C 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 3 l5 L5 k6 R& _9 H6 ]: a2 E: K
79.必须清楚每次会议的规则。 2 G: t+ ]2 w8 K* p! [
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
4 c3 m; o7 @9 `; n 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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